下面這個經典的簡潔表格，就是有名的四象限時間管理法所使用的管理表格。
| 重要不緊急 | 重要且緊急 |
|---|---|
| 不重要不急 | 緊急不重要 |
四象限管理法 (The Eisenhower Method)
英文借名於美國的艾森豪總統 (Dwight D. Eisenhower)，將事情依
- 重要（Important）
- 緊急 (Urgent)
兩個維度劃分。
但這篇文章的重點不是介紹這個方法，而是分享一些小魚自己實際使用後的心得。關於四象限管理法的詳細介紹，可以參考維基百科[1]以及MBA智庫[2]，或是直接 google 「四象限管理法」，你就會找到許多資料。
小魚的心得
小魚自己使用的心得，主要有以下幾點：
- 重點在區分重要性，而不是時間分配
- 重要不緊急 先於 緊急不重要
- 吾日三省吾身！？
話不多說，接著就來一一說明吧！
1. 重點在區分重要性，而不是分配時間
相較於其他時間管理方法，例如蕃茄鐘[3]，將重點放在如何做時間分配；四象限管理法更像是【80 / 20】法則[4]，重點在區分待辦事項的重要性（和緊急程度）。四象限管理法並不是強制我們事情一定要「重要先於不重要、緊急先於不緊急」不，沒有，並不是這樣的。
四象限管理法並沒有限制我們哪些事情一定要先做
事情的先後次序、哪個時段該安排什麼事情，還是得依照個人習慣與實際狀況而定，並不是依照表格把事情的重要性區分完之後，就一定得從【重要且緊急】的事情開始，然後最後再處理【不重要不急】的事。四象限管理法只是把事情依重要程度與緊急程度作區別，並沒有接著要求我們的時間分配。
如果這樣，那麼，我們為什麼要使用四象限法則，來區分事情的重要性與緊急程度？
當事情太多，同一時段有多項事情需要競合時，四象限法則就派上用場了
手上的待辦清單有許多事需要做，但我只有一個、我不會分身，我的時間跟大家一樣只有 24 小時，要怎麼把時間花在刀口上、用在最有價值的事情上？小魚認為這才是四象限法則的精髓：當你在同一個時段，有太多事情要做時，四象限法則可以幫助你取捨優先順序。
所以當我們在安排一天的行程時，早上起床後，我們應該安排「刷牙、洗臉、吃早餐」而不是「完成今天要出的企劃案」，儘管前者屬於「重要不緊急」（一天不刷牙洗臉真的不會怎麼樣⋯⋯真的！），而後者屬於「重要且緊急」，今天沒把該做的工作做完，可能就會有待業危機。
這例子或許有點無腦，不過當我們依四象限法則分配完事情重要性與緊急程度之後，並非便要死板地按照順序逐一完成事項。
在不同的時段，會有不同適合該時段完成的事情，先把適合的事情挑出來。之後當事情太多不知道該怎麼取捨的時候，再來看看四象限法則。
2. 重要不緊急 先於 緊急不重要
使用四象限法則最常遇到的困擾，也是每位初學者、使用者最常感到困惑的，便是【重要不緊急】與【緊急不重要】孰輕孰重？
先說小魚自己的結論，也就是這一段的標題：
重要不緊急 先於 緊急不重要
因為這問題是四象限法則裡最大的困難，所以同樣的一句話不厭其煩再講一次。不是每個人都同意這個答案，但這是我自己的答案。
首先，小魚以為一件事情「重要」，便是完成這件事情，能帶來很大的效益、價值；一件事情「緊急」，便是這件事情需要被完成的時間非常迫切。因此，被歸類於【重要不緊急】的事情，是完成後能帶來很大的效益，但不急於完成的事情；相對的，【緊急不重要】的事情，就是事情快要到期、需要馬上被完成，但其實不會帶來很大的效益。
定義好這兩類事情後，就能接著討論孰輕孰重。小魚以為：
事情的重要性通常不會輕易改變，但隨著時光飛逝，事情的緊急程度必然逐漸提升。
完成一件【緊急不重要】的事情，會感覺手上的事情減少一件，壓力會變小、心情會比較好、會比較放鬆，或許工作效率會因此變好，但可惜的是完成這件事其實帶來的效益非常有限。而當我們總是等到【重要不緊急】的事情，隨著時間經過，自然而然變成【重要且緊急】了才開始處理，那壓力勢必不小。在這種狀況下，其實我們便進入了「經常被死線壓著跑」的工作模式裡。當自己份內的事情在能力可以容許的範圍時，會因為總是能把所有事情處理完，而很有成就感；但一旦事情多了，那便容易經常處於壓力、焦慮的情況，總是追趕著緊急的待辦事項。尤其隨著職位愈來愈高，管理的事項愈來愈多，事情必然有增無減，將會非常容易陷入這種困境。
另一方面，若我們優先處理【重要不緊急】的事情，我們必須放棄一些【緊急不重要】的事，然而相對的，我們能確保所有有價值的事情，都能有比較充裕的時間好好處理。
選擇放棄一件事情是困難的，尤其我們的文化期許著我們能盡善盡美。但只有我們學會捨棄一些事情，或許才能得到更多。
放著讓一些事情爛尾，這背離我們的教育經驗，但卻是人生必然要面對的一個課題。「人們終將會爬到一個他無法勝任的位置，才會停止。」背負太多的東西無法爬得高、走得遠，但若是懂得放下一些事情，我們才能到達更高的境界。當自己管理的事情愈來愈多，到了自己無法負荷的時候，能夠放下一些其實不那麼重要的事情，把心力著眼於真正重要的地方，才能讓自己在高處更處之泰然。
作為從社會底層開始往上爬的平民們，我們通常會習慣「把自己份內的事情做完」，因此能夠「做完」常常成為我們比較關注的重點。但當我們隨著經歷成長，往高處爬時，「做好、做滿」才是更重要的事 XD。然而人的習慣是難改的，及早開始學習這種態度，小魚以為可以幫助我們走得更高、更久、更遠。
因此，還是不厭其煩地再說一次：
重要不緊急 先於 緊急不重要
3. 吾日三省吾身！？
承襲上一點，因為選擇【重要不緊急】先於【緊急不重要】，因此當我們使用四象限法則分類完事情之後，其實也默默做了一個選擇
當事情多的時候，我們優先處理重要的事情
每次使用四象限法則，就是一次自我檢視。到底什麼事情對自己而言是真正重要的、是我們在乎的、是我們比較關心的？又哪些事情雖然我們也列入了待辦清單，但其實不是那麼重要，為什麼出現在清單上？
我們想做的事情很多，人人都希望有充裕的時間，完成所有自己想做的事情。但人生最大的困境就是時間是有限的，而人類的慾望是無窮的，因此抉擇就變成了一道智慧課題。
透過四象限法則，我們也會經常性地逼自己思考、反思，檢視我們真正在乎的價值，也讓我們掌握承擔的事情與責任。如果是劃入不重要的事情，是不是下次我們可以選擇拒絕、或交由其他人來處理？事情太多的時候，是不是有些事情可以請他人幫忙、或交給其他人來完成？有沒有自己其實很在乎，但經常被劃入不重要的事情？為什麼會發生這樣的事？
每次使用四象限法則，就是一次自我認識與成長，了解自己做事的習慣，並驗證自己真正在意的價值。
把事情分類是困難的，一開始也常常容易分錯重要程度與緊急程度。但當我們愈來愈熟習這套機制的時候，我們也會愈來愈了解事情的輕重緩急，然後更能把我們有限的時間與精力，使用在對我們來說最有價值的事情上。
結語
四象限法則並不是唯一的時間管理方法，但是一套簡單同時富有人生哲學的一個入門管理方法。這個方法不難上手，但其中蘊含著很多智慧與省思，完全不是表面上的四個象限分類這麼單純而已。
如果你還沒有任何自己喜歡的時間管理方法，或者你有時間管理困擾，推薦嘗試一下四象限管理法吧！
- 輕鬆上手、入門簡單
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延伸閱讀
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